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On va commencer par une petite devinette. Qu’est-ce qui peut rejoindre tous les âges, toutes les occasions, tous les goûts, toutes les cultures? Qui peut rassembler, marquer les mémoires, créer ou renforcer des liens, et être une grande source de stress? Qu’ont en commun un anniversaire, un shower et un mariage?
Bon ok… On a assez tourné autour du pot. Aujourd’hui, on te parle d'événements!
On s’entend qu’on n’abordera pas de la même façon la cérémonie des diplômes de l’Université du Vatican, le lavothon pour amasser des dons pour l’équipe de disque-golf de ton chum et le party de fête du bébé de 2 ans de ta belle-sœur. Pourtant, ils ont tous des points en commun!
Poursuis ta lecture et on te garantit que tu auras envie de revêtir ton chapeau d’organisatrice d’ici la fin de l’article.
Les musts
1. De kessé?
Of course, il faudra commencer par définir de quel événement il s’agit. Est-ce que tu veux organiser une soirée karaoké, un souper sushi pour les 70 ans de ta tante, le spectacle-bénéfice pour ton patron, une veillée hommage pour le décès de ton cochon d’Inde ou encore, un radiothon pour la protection des baleines à bosse? Qu’importe ta réponse, il faut d’abord cerner le de kessé, soit l’élément que tu souhaites souligner.
2. QQOQCCP
On vous rassure, pas besoin d’apprendre une nouvelle langue pour devenir un manitou de l’événementiel.
Qui? Quoi? Où? Quand? Comment? Combien? Pourquoi?
Ce ne sera peut-être pas nécessaire de répondre en détail à toutes ces questions dès le début, mais elles sont un bon point de départ pour préciser certaines grandes lignes de ton événement. Commencer à réfléchir à ces questions t’aidera clairement à élaborer ton kit de survie (voir le must #3). Si ce n’est pas de la suite dans les idées ça, on ne sait pas ce que c’est! 🙃
3. Kit de survie AKA la trousse de planification
L’étape cruciale pour organiser un événement, c’est la création de la trousse de planification. Elle comprend une to-do list, une liste des acteur.trice.s de l’équipe organisatrice, une répartition des rôles de chacun.e et un échéancier (à peaufiner au fur et à mesure). Notre meilleur truc pour toi : commencer quelque part! C’est certain qu’au jour 1 où on décide d’organiser un événement, on ne peut pas prévoir 100 % des tâches à réaliser, au jour près, en pensant à tout. Le but, c’est de se créer des listes et des tableaux et de les enrichir continuellement jusqu’au jour J.
4. Une étape à la fois – Des listes, encore des listes
Une fois que tu as ta liste de choses à faire, il faut maintenant mettre la main à la pâte! On t'avertit tout de suite : tu auras à faire plein de petites listes maintenant que tu as ta grande liste : liste des salles potentielles pour faire ton événement, liste des options pour la nourriture, liste de bénévoles, liste de thèmes, liste de choses à acheter, liste, liste, liste.
Ceux et celles qui réussissent en événementiel sont des jedis de l’organisation du temps et de la gestion des priorités. L’aspect satisfaisant de toutes ces listes, c’est que tu pourras les cocher. Les listes vont rapetisser, se confirmer, se couvrir de surligneur jaune-vert-rose, à ta guise! Le sentiment d’avancer va te motiver vers ton but, l’événement en soi.
5. En direct du jour J → Ajuster nos attentes
Pour faire de cet événement une expérience positive pour toi aussi, il sera important d’ajuster et de moduler tes attentes.
👉 Tu organises un 3 jours aller-retour à Las Vegas pour l’enterrement de vie de jeune fille de ta cousine de 25 ans : ce ne sera peut-être pas le moment où tu te reposeras de ta semaine de travail qui vient de se terminer.
👉 Tu organises un cocktail dînatoire avec les haut.e.s dirigeant.e.s de ton entreprise : ce ne sera peut-être pas la soirée où les gens danseront jusqu’à 3 h du matin sur du Shania Twain.
👉 Tu organises un congrès de 10 000 personnes : il y aura des bénévoles qui se décommanderont à la dernière minute, mais tu n’y pourras rien.
Reste réaliste sur ce que tu espères par rapport à ton événement. Tu pourras davantage en apprécier le résultat!
6. Un vrai Balboa dans la tempête
On dit Balboa, mais ça peut être un chêne, un bouleau ou même un palmier si tu penses déjà au voyage au Panama que tu vas organiser!
En gros, un événement, avant et pendant, ça peut souvent ressembler à une tempête tropicale. Il y a beaucoup de détails auxquels penser, de décisions à prendre, plusieurs personnes qui courent (parfois littéralement) partout, de situations imprévues à gérer, de personnes stressées. C’est important dans toute cette agitation de rester calme et solide. Tes collègues organisatrices, les marié.e.s, les invité.e.s d’honneur, les présentateur.trice.s, bref tout le monde appréciera de trouver un ancrage paisible et des solutions en venant te trouver durant l’événement.
Les bonus (parce qu’on est de même!)
Se prendre d’avance : A-t-on besoin d’en dire plus?
Faire preuve de flexibilité : Se mettre tout le monde à dos parce qu’on ne s’entend pas sur la couleur de la nappe en papier, ce n’est peut-être pas la meilleure stratégie.
Faire une liste pas à pas pour le jour J : Le plus tu pourras décharger ton cerveau le jour même, le plus tu pourras profiter du moment et le rendre mémorable.
Remercier : Que ce soit les fournisseurs, les bénévoles, le traiteur, les coéquipier.ère.s, les responsables de salle, les partenaires, notre bras-droit, prendre le temps de remercier les personnes présentes fait toute la différence pour une dynamique positive durant le ou les jour(s) de l’événement.
Avoir confiance : Comme dans bien des choses de la vie, l’anticipation et le « avant » sont souvent plus stressants que le « pendant ». La plupart du temps une fois sur place, un effet rassembleur se produit au sein de l’équipe d’organisation et entre les personnes impliquées dans l’événement. Prépare-toi bien, mais garde confiance que tout ira bien!
Respirer : On le sait, c’est pas mal essentiel à ta survie. Encore plus en événementiel! Dans ce parcours pouvant parfois être long et laborieux (on ne se le cachera pas), c’est nécessaire de prendre un pas de recul et de respirer par le nez.
Après tout ça, il ne reste plus qu’à profiter de toute la frénésie! L’événementiel a le don d’unifier les efforts de toutes les personnes qui mettent l’épaule à la roue pour créer quelque chose de rassembleur et mémorable.
Bon événement! 😊
Écrit par : Mari ✏️